MOOC zur Inklusion von Menschen mit Behinderungen für HR-Manager
Modul 7 – Inklusive Onboarding-Strategien
Am Ende dieses Moduls werden die Lernenden in der Lage sein:
- Zu beschreiben, was ein inklusives Onboarding bedeutet und warum es wichtig ist.
- Die häufigsten Herausforderungen, mit denen neue Mitarbeitende mit Behinderungen in ihren ersten Arbeitstagen konfrontiert sein können, zu erkennen.
- Einen Onboarding-Plan, der für alle willkommen heißend und zugänglich ist, zu erkennen.
- Sicher stellen können, dass neue Mitarbeitende die Werkzeuge, Informationen und Unterstützung erhalten, die sie für den Beginn ihrer Tätigkeit benötigen.
- Führungskräften und Teammitgliedern zu helfen, eine positive und respektvolle erste Erfahrung zu schaffen.
- Eine Arbeitsplatzkultur fördern zu können, in der sich neue Mitarbeitende vom ersten Tag an zugehörig fühlen.
Warum inklusives Onboarding wichtig ist?
Was ist Inklusives Onboarding?
Inklusives Onboarding bedeutet, neue Mitarbeitende so willkommen zu heißen, dass sie sich unterstützt, informiert und einbezogen fühlen. Es stellt sicher, dass Arbeitsplätze, Werkzeuge, Zeitpläne und Erwartungen für alle zugänglich sind.
Es konzentriert sich auf:
- Klare Kommunikation
- Barrierefreie Systeme und Räume
- Respektvolle Vorstellung des Teams
- Unterstützung, die individuelle Bedürfnisse erfüllt
Ein inklusiver Onboarding-Prozess beginnt vor dem ersten Tag und setzt sich in den ersten Wochen der Anstellung fort.
Warum inklusives Onboarding wichtig ist
Die Onboarding-Phase:
- Hilft neuen Mitarbeitern, sich selbstbewusst und wohl zu fühlen
- Klärt Rollen, Erwartungen und Arbeitsabläufe
- Unterstützt Beziehungsaufbau mit Kolleg*innen
- Erhöht das Engagement und die langfristige Bindung
Warum frühe Unterstützung einen Unterschied macht?
📊 Studien zeigen, dass Mitarbeitende, die sich in ihren ersten Wochen willkommen und unterstützt fühlen, engagierter sind und eher in ihrer Rolle bleiben (Devlin Peck, 2023; Qualtrics, 2024).
Für Mitarbeitende mit Behinderungen reduziert ein durchdachtes Onboarding von Anfang an Stress, Unsicherheit und Barrieren.
EU und internationaler Kontext
Ein inklusiver Onboarding-Prozess ist nicht nur eine gute Praxis – er wird auch durch internationale und europäische Rechtsrahmen unterstützt, die den gleichen Zugang zur Arbeit und angemessene Vorkehrungen fördern.
unterstützt gleichen Zugang zur Arbeit und verlangt angemessene Vorkehrungen in jeder Phase der Beschäftigung.
verpflichtet Arbeitgeber*innen, Fairness und Zugänglichkeit in Arbeitsumgebungen und organisatorischen Praktiken zu gewährleisten.
fördert eine inklusive Arbeitskultur und frühzeitige Unterstützung.
Von rechtlichen Rahmenbedingungen zur praktischen Anleitung
- Durch die Bereitstellung angemessener Vorkehrungen wird sichergestellt, dass Menschen mit Behinderungen gleichberechtigten Zugang zu Arbeitsmöglichkeiten und Karriereentwicklung haben (International Disability Alliance, o. J.).
- Arbeitgeber*innen sind verpflichtet, individuelle und verhältnismäßige Maßnahmen zu ergreifen, um Barrieren abzubauen und die volle Teilhabe am Arbeitsleben zu unterstützen (Europäische Kommission, 2023).
- Die EU-Gesetzgebung verpflichtet Arbeitgeber*innen, Arbeitsplätze und Praktiken so anzupassen, dass Mitarbeitende mit Behinderungen ihre Arbeit effektiv ausüben können (Europäische Union, 2024).
Dies verbindet gesetzliche Verpflichtungen mit praktischen Maßnahmen zur Einarbeitung neuer Mitarbeitenden
2: Häufige Hürden bei der Einarbeitung
Auch Organisationen mit inklusiven Werten können unabsichtlich Barrieren beim Onboarding schaffen. Diese Barrieren zeigen sich oft in der Art und Weise, wie Informationen geteilt, wie Prozesse gestaltet werden und wie Menschen interagieren.
Häufige Hindernisse beim Onboarding
- Informationsbarrieren
- Prozessbarrieren
- Einstellungsmäßige Barrieren
- Physische und digitale Barrieren
Informationsbarriere
Informationsbarrieren entstehen, wenn Informationen zur Einarbeitung unklar, unzugänglich oder zu umfangreich sind.
Zum Beispiel:
- Pre-boarding-Dokumente sind nicht zugänglich (z. B. PDFs, die mit Screenreadern inkompatibel sind)
- Informationen, die zu spät oder nur mündlich geteilt werden
- Überlastete Stundenpläne am ersten Tag
- Unklare Anweisungen oder Kontaktstellen
b) Prozessbarriere
Prozessbarrieren entstehen, wenn Onboarding-Systeme nicht flexibel und zugänglich gestaltet sind.
Zum Beispiel:
- Kein klarer Prozess zur Beantragung angemessener Anpassungen
- Anpassungen sind informell oder reaktiv gehandhabt
- Universelle Onboarding-Pläne
- Fehlende Koordination zwischen HR, Managern und IT
c) Einstellungshürden
Einstellungsmäßige Barrieren sind oft unsichtbar, können aber stark beeinflussen, wie sich neue Mitarbeitende willkommen und sicher fühlen.
Zum Beispiel:
- Die Annahme, dass Mitarbeitende “sich melden, wenn sie Hilfe brauchen”
- Angst, jemanden “anders” zu behandeln”
- Mangelndes Selbstvertrauen bei der Diskussion von Behinderung oder Inklusion
- Unbewusste Voreingenommenheit bei frühen Interaktionen
d) Physische und digitale Barrieren
Physische und digitale Umgebungen spielen eine Schlüsselrolle bei der Gestaltung von Onboarding-Erlebnissen.
Zum Beispiel:
- Unzugängliche Büros, Besprechungsräume oder Einrichtungen
- Digitale Werkzeuge ohne Untertitel, Transkripte oder Bildschirmlesefunktion
- Hybrides Onboarding ist nicht inklusiv gestaltet
- Barrierefreiheitsfunktionen sind nicht standardmäßig aktiviert
Warum diese Barrieren wichtig sind
- Hindernisse erhöhen Stress und Unsicherheit in den ersten Wochen
- Mitarbeitende zögern möglicherweise, Unterstützung anzufordern
- Frühe negative Erfahrungen wirken sich auf Engagement und Bindung aus
- Die Verantwortung verschiebt sich unfair auf das Individuum statt auf die Organisation.
Pre-Onboarding Barrierefreiheit
Was ist das?
Die Phase vor dem erste Arbeitstag des Mitarbeitenden, an dem Informationen, Dokumentation und Kommunikation ausgetauscht werden.
Zugängliches Pre-Boarding schafft Inklusion, reduziert Ängste und sorgt für einen selbstsicheren Start.
Schlüsselaktionen
- Senden Sie alle Materialien in zugänglichen Formaten (bildschirmleserfreundlich, Großdruck oder Audio).
- Praktische Infos: Standort, Transport und Barrierefreiheit.
- Informieren Sie das Team im Voraus (mit Zustimmung).
- Bereiten Sie die Unterkünfte vor dem ersten Tag vor (Ausrüstung, Arbeitsplatz, Zeitplan).
Praktische Fälle: Pre-Onboarding-Szenarien
Inklusives Pre-Boarding – Marías Erfahrungen
Maria, eine neue Marketingassistentin, die sehbehindert ist, erhält eine Woche vor ihrem Antritt eine E-Mail von der Personalabteilung.
Sie erhält ihre Anstellungsunterlagen und den Einarbeitungsplan sowohl im barrierefreien PDF-Format als auch als Audio-Datei.
Die Nachricht enthält klare Anweisungen zum Büro, Details zu zugänglichen Straßenbahnrouten und Kontaktinformationen für ihren zugewiesenen Mentor.
Wenn Maria ankommt, ist ihr Arbeitsplatz mit einem installierten Screenreader ausgestattet, und ihr Mentor empfängt sie am Eingang.
Sie fühlt sich zuversichtlich, respektiert und freut sich auf den Beginn, da sie weiß, dass ihre Bedürfnisse im Voraus berücksichtigt wurden.
Nicht inklusives Pre-Boarding – Lukas' Erfahrung
Lukas, ein IT-Spezialist, der einen Rollstuhl benutzt, erhält vor seinem ersten Arbeitstag nur minimale Informationen, lediglich eine kurze E-Mail, die seine Startzeit und seinen Arbeitsort bestätigt. Als er ankommt, gibt es am Gebäudeeingang Stufen und keine Rampe. Das HR-Team beeilt sich, einen alternativen Eingang zu finden, und sein Arbeitsplatz ist noch nicht an seine Mobilitätsbedürfnisse angepasst.
Lukas fühlt sich von Anfang an ängstlich, unvorbereitet und ausgegrenzt, unsicher, ob das Unternehmen Inklusion wirklich schätzt.
Unterkunft
Schlüsselaktionen
- Bereiten Sie den Arbeitsplatz vor: höhenverstellbare Schreibtische, Beleuchtung und Ausrüstung.
- Stellen Sie sicher, dass digitale Werkzeuge und Schulungen für alle Nutzende zugänglich sind.
- Bieten Sie bei Bedarf flexible Zeitpläne oder hybride Optionen an.
- Erklären Sie den Unterbringungsprozess klar und vertraulich.
- Überprüfen und aktualisieren Sie Unterkünfte regelmäßig durch Check-ins.
Nicht inkludierende Beispiele
Spiegeln oft schlechte Planung oder mangelnden Dialog wider:
- Bereitstellung eines Standard-Schreibtisches, wenn ein verstellbarer angefordert wurde.
- Installation von unterstützender Software ohne Schulung oder Benutzereingabe.
- Meetings in unzugänglichen Räumen oder ohne Untertitel abhalten.
Inklusive Alternativen könnten sein:
- Stellen Sie die richtige Ausrüstung bereit und stellen Sie sicher, dass diese vom ersten Tag an getestet und einsatzbereit ist.
- Bieten Sie Schulungen zu neuen Werkzeugen oder assistiven Technologien an.
- Wählen Sie barrierefreie Besprechungsformate, Untertitel, Dolmetscher, hybride Optionen.
Praktisches Beispiel
Inklusive Anpassung in der Praxis
Fall:
Ana, eine Datenanalystin mit einer Hörbehinderung, tritt einer internationalen NGO bei. Während der Einarbeitung informiert sie die Personalabteilung, dass sie für Besprechungen auf Untertitel und ein Vibrationsalarmsystem angewiesen ist.
Ergriffene Maßnahme:
Vor ihrem ersten Tag aktiviert die Personalabteilung Live-Untertitel auf allen Meeting-Plattformen und stattet Ana mit einem drahtlosen Vibrationsalarm aus, der mit ihrem Kalender verknüpft ist. Die IT-Abteilung stellt sicher, dass die Videokonferenzräume des Büros mit Untertitelungssoftware und visuellen Benachrichtigungen ausgestattet sind.
Ergebnis:
Ana nimmt vom ersten Tag an voll an allen Besprechungen teil, kommuniziert selbstbewusst mit Kollegen und berichtet, dass sie sich einbezogen und wertgeschätzt fühlt. Die Organisation überprüft ihr Feedback nach dem ersten Monat und aktualisiert ihre interne Einarbeitungscheckliste, um Untertitel als Standardoption einzuführen.
4: Schulung für Kolleg*innen & Führungskräfte
Warum ist Training so wichtig?
Einarbeitung Das gelingt nur, wenn das gesamte Team das Konzept der Inklusion versteht.
Training stellt sicher, dass Kolleg*innen und Vorgesetzte wissen, wie sie auf eine Weise kommunizieren, zusammenarbeiten und unterstützen können, die dazu führt, dass sich jeder respektiert und geschätzt fühlt.
Schlüsselpraktiken
- Bieten Sie kurze Schulungen zur Behinderteneinbeziehung und Barrierefreiheit an, bevor neue Mitarbeitende eintreten (Relias, 2024).
- Inklusive Kommunikation und Sensibilisierung für Voreingenommenheit in regelmäßige Managementtrainings aufnehmen (humanrights.gov.au, 2023).
- Führen Sie eine Teameinführung durch, in der erläutert wird, wie man mit Kolleg*innen zusammenarbeitet, die assistive Technologien nutzen oder flexible Arbeitszeiten in Anspruch nehmen.
- Benennen Sie in jeder Abteilung eine Ansprechperson oder eine Inklusionsfachkraft für Fragen zur Barrierefreiheit.
- Feedbackschleifen einrichten: Befragen Sie sowohl neue Mitarbeitende als auch Teams nach dem Onboarding, um zukünftige Prozesse zu verbessern (AccessibleEmployers.ca, 2021).
Gutes Praxisbeispiel
Fall: Ein großes europäisches Forschungsinstitut führte ein Mikrotraining zum Thema “Bewusstsein für Behinderteneinbeziehung” für alle Führungskräfte und Teammitglieder ein. Das Training ist obligatorisch, bevor neue Mitarbeitende eingestellt werden. Es beinhaltet kurze Videos zur respektvollen Kommunikation, zu den Grundlagen der Barrierefreiheit und zum Umgang mit Anträgen auf Anpassungen.
Bevor ein neues Besatzungsmitglied, das einen Rollstuhl benutzt, eingearbeitet wird, absolviert die Führugskraft das Modul und leitet dann ein 20-minütiges Teambriefing zur inklusiven Zusammenarbeit. Das Team benennt außerdem einen Ansprechpartner für Barrierefreiheit, der sicherstellt, dass gemeinsame Dokumente bildschirmleserfreundlich und die Besprechungsräume zugänglich bleiben.
Ergebnis: Neue Mitarbeitende berichten, dass sie sich sofort akzeptiert und verstanden fühlen. Führungskräfte sagen, dass sie sich sicherer fühlen, inklusive Teams zu leiten, und interne Umfragen zeigen gestiegene Zufriedenheitswerte in allen Abteilungen.
Szenario-Einrichtung: Entscheidungsbaum für ein inklusives Onboarding
Ihre Organisation heißt während der Einarbeitungsphase einen neuen Mitarbeitenden willkommen. Ziel ist es, die ersten Wochen zugänglich, unterstützend und integrativ zu gestalten. Lesen Sie das Szenario und treffen Sie bei jedem Schritt die integrativste Entscheidung.
Titel: Was ist die inklusivste Wahl?
Szenario: Ein neues Teammitglied, Sofia, stößt nächsten Montag zu unserer Abteilung. Sie hat während des Pre-Boardings mitgeteilt, dass sie Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung zur Konzentration verwendet und schriftliche Sitzungszusammenfassungen bevorzugt. Das Team ist diese Woche beschäftigt und mehrere Onboarding-Aufgaben müssen noch geplant werden.
Praktische Tätigkeit
Aktivität 1: Hindernisse beim Onboarding erkennen
Aufforderung
Beginnen wir mit der Beobachtung. Hürden während des Onboardings sind oft unsichtbar für diejenigen, die sie nicht erleben. Diese Aktivität lädt Sie ein, darüber nachzudenken, wo in Ihrem Onboarding-Prozess Ihres Unternehmens derzeit physische, digitale oder einstellungsbedingte Hürden bestehen könnten.
Aufgabenanweisungen
Denken Sie über den Onboarding-Prozess Ihrer Organisation (oder den letzten) nach – vom Pre-Boarding bis zu den ersten Wochen der Anstellung. Nutzen Sie die folgenden Fragen, um ihn unter dem Gesichtspunkt der Inklusion zu untersuchen.
Reflexionsfragen
- Sind die Vorab-Materialien zugänglich (z. B. lesbare PDFs, klare Sprache, alternative Formate)?
- Erhalten neue Mitarbeitende Informationen über angemessene Vorkehrungen und an wen sie sich bei Bedarf wenden können?
- Sind Erstorientierungen, Besprechungen und digitale Werkzeuge standardmäßig zugänglich?
- Sind Führungskräfte und Teams darauf vorbereitet, ein neues Teammitglied mit vielfältigen Bedürfnissen willkommen zu heißen?
Voraussichtliche Abschlusszeit: 8 Minuten
Schreiben Sie Ihre Antworten in Ihre Notizen-App oder auf ein Blatt Papier.
Aktivität 2: Hürden abbauen – Inklusive Onboarding-Lösungen
Aufforderung
Nachdem nun die Hürden im Onboarding-Prozess identifiziert wurden, überlegen Sie, wie diese Hürden durch integrative Praktiken abgebaut oder reduziert werden könnten.
Aufgabenanweisungen
Wählen Sie zwei Barrieren aus, die Sie in Aktivität 1 identifiziert haben und gestalten Sie diese in inklusive Onboarding Maßnahmen um.
Reflexionsfragen
- Welche konkrete Änderung würde diese Barriere beseitigen?
- Wer in der Organisation ist für die Umsetzung dieser Änderung verantwortlich?
- Welche Ressourcen oder Unterstützung wären erforderlich?
- Wie würde diese Verbesserung allen neuen Mitarbeitenden zugutekommen, nicht nur denen mit Behinderungen?
Geschätzte Zeit bis zur Fertigstellung: 6 Minuten
Schreiben Sie Ihre Antworten in Ihre Notizen-App oder auf ein Blatt Papier.
Aktivität 3: Handlungsplanung – Ein inklusiver Onboarding-Schritt
Aufforderung
Ein inklusives Onboarding verbessert sich, wenn kleine, realistische Maßnahmen in die tägliche Praxis integriert werden. Diese Aktivität konzentriert sich darauf, Reflexion in Handeln umzusetzen.
Aufgabenanweisungen
Identifizieren Sie eine konkrete Maßnahme, die Ihre Organisation implementieren könnte, um das Onboarding inklusiver zu gestalten.
Reflexionsfragen
- Welches spezifische Problem wird durch diese Aktion angesprochen?
- Wer muss beteiligt werden, um es umzusetzen?
- Woher wissen Sie, ob es funktioniert (Feedback, Zugänglichkeitsprüfungen, Bindung)?
- Wann könnte diese Handlung realistisch umgesetzt werden?
Geschätzte Zeit bis zur Fertigstellung: 5 Minuten
Schreiben Sie eine Antwort in Ihre Notizen-App oder dein Lerntagebuch.
Fallstudie
Fallstudie – Reflexion
Titel: BrightWave Services: Inklusives Onboarding Redesign
Herausforderung BrightWave hatte Schwierigkeiten, ein strukturiertes und zugängliches Onboarding-Erlebnis zu bieten. Neue Mitarbeitende erhielten verspätete Informationen, der Zeitplan für den ersten Tag war überfordernd und Führungskräften fehlte die Schulung zur Unterstützung von Mitarbeitenden mit Behinderungen. Mehrere Mitarbeitende berichteten, dass Anpassungen nicht rechtzeitig vorbereitet wurden.
Reflexionsfragen (10 Minuten)
Welche Aktion hat Ihrer Meinung nach den größten positiven Einfluss gehabt und warum?
Welche Onboarding-Praktik könnte Ihre Organisation sofort einführen?
Wie würden Sie den Fortschritt beim inklusiven Onboarding im Laufe der Zeit verfolgen?
Welche Hindernisse aus diesem Fall erkennen Sie in Ihrer eigenen Organisation?
Schreiben Sie Ihre Gedanken in Ihre Notizen-App oder Ihr Lerntagebuch.
Quellen und Referenzen
-Zugängliche Arbeitgeber. (2021). Inklusive Einarbeitungspraktiken und Barrierefreiheit in der Beschäftigung. https://accessibleemployers.ca
-Devlin Peck. (2023). Mitarbeiter-Onboarding-Forschung und Engagement-Einblicke. https://www.devlinpeck.com
Europäische Kommission. (2023). Angemessene Vorkehrungen und Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen. https://commission.europa.eu
-Europäische Kommission. (2021). Europäische Strategie für Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen 2021–2030.
https://commission.europa.eu/strategy-and-policy/policies/justice-and-fundamental-rights/disability
-Europäische Union. (2000). Richtlinie 2000/78/EG des Rates zur Festlegung eines allgemeinen Rahmens für die Gleichbehandlung in Beschäftigung und Beruf.
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32000L0078
Europäische Union. (2024). Gleichheit, Barrierefreiheit und Arbeitsrechte in der Europäischen Union. https://european-union.europa.eu
-Menschenrechtskommission Australien. (2023). Inklusive Kommunikation und Disability Confidence am Arbeitsplatz. https://humanrights.gov.au
International Disability Alliance. (o. D.). Angemessene Vorkehrungen und gleicher Zugang zur Beschäftigung. https://www.internationaldisabilityalliance.org
-Qualtrics. (2024). Mitarbeitererfahrung und Engagement-Trends beim Onboarding. https://www.qualtrics.com
-Relias. (2024). Schulung zur Inklusion von Menschen mit Behinderungen und Barrierefreiheit am Arbeitsplatz. https://www.relias.com
-Vereinte Nationen. (2006). Übereinkommen über die Rechte von Menschen mit Behinderungen.
https://www.un.org/development/desa/disabilities/convention-on-the-rights-of-persons-with-disabilities.html
Modulende
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